Carlos J. Ordoñez
Introducción
La instalación del proceso electrónico en la rutina judicial de todos los días, trajo consigo una eclosión tecnológica y normativa que produjo un cataclismo sin precedentes en la praxis tribunalicia que, en tan sólo unos pocos años, tuvo que dar vuelta a la página y comenzar de cero.
Todos los operadores judiciales (externos e internos) se vieron afectados por estas ondas expansivas, que motivaron la necesidad de desarrollar nuevas habilidades y tareas, como así también, de restructurar actividades diarias que cayeron en desuetudo o que quedaron reservadas para casos especiales.
En ese atolladero, lo electrónico se convirtió en la regla, pero no pudo destronar del todo al papel que, si bien pasó a ser la excepción, continúo siendo un soporte inevitable en determinadas situaciones.
La digitalización fue la solución para la convivencia pacífica de ambos formatos, sobre todo para transitar sin mayores inconvenientes esta etapa de transición en que se hayan las principales jurisdicciones del país.
Hoy el proceso electrónico se apoya constantemente en la digitalización, que se ha convertido en una herramienta coadyuvante de la función judicial, y que permite, día tras día, convertir a lenguaje binario una parte importante de la información de la que se nutre el proceso.[1]
Dado lo trascendental de esta tarea y los beneficios que puede aportar la misma, dedicaremos las siguientes a líneas remarcar el valor agregado de una correcta política judicial en ese sentido, propiciando la generalización de las oficinas digitalizadoras a lo largo del territorio.
El rol de las oficinas digitalizadoras
Digitalizar consiste en pasar a formato digital documentos analógicos, vale decir, en convertir un documento físico en algo inmaterial, en un lenguaje informático codificado en algoritmos, y que sólo puede ser comprendido por nuestros sentidos a través de un artefacto tecnológico que lo haga inteligible.
La digitalización permite mayor inmediatez y permanencia en el tiempo, da otra aplicación y mejor servicio al principio de celeridad y economía procesal.[2]
Aplicada específicamente a ciertos tipos de documentos judiciales (v.gr. escritos en soporte papel, elementos probatorios, cédulas o mandamientos notificados a domicilios físicos, entre otros), permite dotar de mayor dinamismo y flexibilidad a un soporte rígido como el papel, que, por más informatizado que se encuentre el procedimiento, necesariamente debe coexistir en el proceso y, sobretodo en esta etapa de transición hacia el expediente digital.
En otras palabras, el soporte papel continúa siendo un mal necesario del servicio de administración de justicia, y la digitalización resulta la llave de acceso para poder entrelazar el mismo con las características propias de un proceso electrónico.
De tal modo, en la estructura del proceso moderno, la digitalización paso a convertirse en una tarea primordial y, así como en otra época fue prioritario la existencia de mesas receptoras de escritos, hoy en día, es vital que dichas dependencias muten sus funciones y asuman esta tarea netamente administrativa (la digitalización), cumpliendo una función complementaria de la labor de la oficina judicial, pero a su vez clave en el gerenciamiento digital del papel.
Entonces, nada impide que el papel sea concentrado en una o varias dependencias que únicamente se encarguen de recibir el mismo, digitalizarlo y devolverlo al interesado, con cargo de oportuna presentación a requerimiento del juez, en el caso que este lo estime estrictamente necesario. Incluso podría intervenir un funcionario público en el proceso y a través del uso de un certificado de firma digital o electrónica avanzada, podría certificar la correspondencia de los archivos digitalizados con sus originales, garantizando además con aquella la inalterabilidad del documento.
Debemos atender que en el mercado existen poderosísimos escáneres que permiten la digitalización de escritos y documentos en tan sólo cuestión de segundos, dependiendo de la extensión de los mismos, lo que hace que dicha tarea sea ágil y amena, y lejos está de convertirse en cuello de botella en el quehacer diario.
Por otro lado, estaríamos descargando al órgano jurisdiccional de destinar recursos humanos a este tipo de tareas “no jurídicas”, jerarquizando la función judicial y permitiendo la maximización del tiempo, que más que nunca podrá ser destinado exclusivamente para cumplir con los mandatos constitucionales, brindando un servicio de justicia más eficaz.
Algunas de las jurisdicciones más avanzadas del país, con muy buen tino y con algunas variantes, previeron esta posibilidad de asignarles funciones digitalizadoras a ciertas dependencias, buscando así descomprimir las labores del órgano judicial y/o el aglutinamiento innecesario de documentos en soporte papel.
Uno de los mayores referentes en este sentido lo encontramos en la Provincia de San Luis, donde se contempla, desde hace varios años, este tipo de funciones descentralizadas. El Reglamento General de Expediente Electrónico (Acuerdo Nº 61/2017), en el artículo 34, establece que la Mesa General Única, tendrá la función de digitalización de documentos que deban incorporarse a las causas judiciales, a solicitud de los funcionarios responsables de cada organismo, cuando el volumen lo justifique. El responsable de Mesa General Única, será el fedatario de la documentación que digitalice.
En la Provincia de Mendoza, encontramos la Acordada 28.944/18 que prevé que la Mesa de Entradas Central coteje documentos en soporte papel y sus equivalentes digitalizados, devolviendo los originales al presentante, bajo debida constancia, quien además deberá conservarlos en su poder, dado que podrán ser requeridos en cualquier momento por el juez.
Por otro lado, en la provincia de Córdoba resulta interesante el “protocolo de desmaterialización” (Acuerdo Nº 1205 Serie A – 13/05/2014) que se ocupa de reglar los pasos de la conversión de un formato a otro, poniendo dicha responsabilidad en cabeza de la Secretaria de Gestión Común de los Juzgados de Ejecución Fiscal, a quien unos años más tarde se le sumaria la Secretaria de Gestión Común de los Juzgados de Procesos de Cobros Particulares (Acuerdo Nº 1498/18 Serie A – 06/06/18), cada una en el marco de sus respectivas competencias.
Necesidad de reestructuración de las oficinas receptoras
La existencia de oficinas receptoras de escritos y documentos fue una tradición que históricamente acompaño a la faena judicial, y una solución prácticamente imprescindible a los fines de centralizar el ingreso de los mismos, más aún en la etapa inicial del proceso (al interponer la demanda) o para descomprimir es caudal de presentaciones en el órgano judicial (Mesas receptoras de escritos o similares).
Su presencia tenía una lógica indiscutible en los procesos papelizados, donde el enorme caudal y la constante circulación del soporte papel, obligaba a crear oficinas colaboradoras del juez, con la única misión de agilizar la gestión de este tipo de presentaciones.
Sin embargo, el escenario reinante en nuestros días dista muchísimo del tenido en cuenta al momento fundacional de este tipo de organismos.
El acelerado avance del formato electrónico en muchísimas jurisdicciones de nuestro país, está poniendo en jaque las tareas de este tipo dependencias del Poder Judicial que, con el ascendiente uso de escritos telemáticos, ven mermadas notoriamente sus actividades.
Por ejemplo, en el caso de la Provincia de Buenos Aires, existen numerosas mesas receptoras de escritos dispersas a lo largo de los Departamentos Judiciales, cuya actividad actual, con motivo de la obligatoriedad del régimen de presentaciones electrónicas, es prácticamente nula, teniendo personal ocioso que puede ser destinado a satisfacer otro tipo de menesteres.
Hace un tiempo, al analizar la entrada en vigencia del Acuerdo Nº 3733/14, tuve la oportunidad de señalar que hubiese sido sumamente innovador la creación -por ejemplo- de una mesa digitalizadora y certificante de documentación, de modo tal que la misma se incorpore únicamente en forma digital al expediente, olvidándonos de todos los problemas que giran en torno a la documentación original.[3]
Hoy estamos en condiciones de afirmar que deviene imprescindible la reestructuración de las funciones este tipo de oficinas y cualquier otra de similar naturaleza (v.gr. Mesas Generales Receptoras de Expedientes), debemos aprovechar los recursos humanos allí existentes y darles una labor especifica acorde a la impronta del proceso moderno.
La digitalización hoy en día es tan importante para el proceso electrónico que la justicia no puede desatenderse de aquella, ni tampoco podemos recargar todo sobre la espalda del juez, en cuyo auxilio deben venir las oficinas aludidas, cuyas funciones deben ser restructuradas en aras de cumplimentar este tipo de tareas netamente administrativas.
Conclusiones
La aparición del proceso electrónico en la escena judicial importo un giro copernicano en la labor de todos los operadores del sistema, quienes debieron desarrollar nuevas habilidades, incorporar a la rutina otro tipo de tareas y adaptarse a un novedoso orden adjetivo.
Las oficinas receptoras de escritos y/o documentos, y otras dependencias afines, no pueden permanecer ajenas a esta etapa de cambio, sino que deben sumarse a esta tendencia y restructurar sus funciones.
La tarea de digitalización constituye una actividad primordial y prioritaria del pleito moderno, que tendría que ser asumida con creces por oficinas coadyuvantes de la función judicial, pudiéndose aprovechar para tal empresa los recursos humanos disponibles en ciertos organismos que han visto disminuidas sus tareas producto del decreciente uso del soporte papel, reportándose de esa manera un enorme beneficio para el órgano jurisdiccional y los profesionales en general.
[1] Camps, refiriéndose a la actividad judicial en general, señala que el proceso es fundamentalmente un contexto de manejo de información. El rol esencial del juez es el de informarse: con esa información conformará su conocimiento y, basado en ello, decidirá. Las partes informan al juez, éste procura por sí mismo información. Casi todo se transforma en información escrita (Camps, Carlos E., El derecho procesal y la informática, LA LEY 30/04/2014, 1, LA LEY 2014-C, 657, Cita Online: AR/DOC/1243/2014.)
[2] Rauek de Yanzón, Inés B., “La implementación del principio procesal de digitalización”, LLSup. Act 07-12-2006, 1.
[3] Ordoñez, Carlos J., “Aspectos procesales de las presentaciones y notificaciones electrónicas en la Provincia de Buenos Aires. La obligatoriedad del sistema y su armonización con el ordenamiento procesal”, LLBA 2016 (julio), 1, Cita Online: AR/DOC/1836/2016.
